¿Pueden las 'entrevistas de permanencia' ayudar a las empresas a evitar las entrevistas de salida?

En abril de 2021, un récord de 3,8 millones de estadounidenses renunciaron a sus trabajos . Esa fue la «tasa de abandono» más alta jamás registrada por la Oficina de Estadísticas Laborales desde que comenzó a rastrear los «abandonos voluntarios» en diciembre de 2000.

Toda esa rotación de empleados cuesta a las empresas estadounidenses mucho dinero: 1 billón de dólares , según Gallup Workplace. La Society for Human Resource Management dice que el costo total de reemplazar a un solo trabajador perdido equivale a un tercio del salario anual de quien deja de fumar. Entonces, si un trabajador que gana $ 100,000 al año renuncia, le costará a la empresa un promedio de $ 33,000 en productividad reducida, pérdida de conocimiento, reclutamiento, contratación de trabajadores temporales y más.

¿Por qué tanta gente dice «toma este trabajo y empújalo»? Para empezar, la economía de EE. UU. Está experimentando uno de los mercados laborales más ajustados en décadas, y los reclutadores están ofreciendo salarios y beneficios más altos para captar a los mejores talentos de los competidores. Pero, ¿explica eso por qué la tasa de abandono ha aumentado constantemente en todas las industrias durante la última década?

Dick Finnegan cree que hay un problema más profundo que está impulsando la rotación de empleados. Finnegan es el director ejecutivo de C-Suite Analytics , una empresa de consultoría y coaching que ayuda a los empleadores a mejorar la retención y el compromiso de los trabajadores. Finnegan trabaja con grandes empresas de Fortune 500 y pequeñas organizaciones sin fines de lucro y ve los mismos problemas en todos los ámbitos.

«La cantidad de empleados que renuncian nunca ha sido tan alta», dice Finnegan. «Cuando las empresas finalmente encuentran y contratan nuevos trabajadores, la rotación es realmente alta en los primeros 60 días. Así que están en un ‘ciclo fatal’ en el que siguen atrayendo gente y perdiendo gente, incorporando gente y perdiendo gente».

Si bien algunos de estos trabajadores se van por un salario más alto y mejores beneficios, Finnegan dice que la razón principal por la que las personas renuncian no es monetaria.

«La razón número uno por la que los empleados se quedan o se van, o se involucran o se desconectan, es cuánto confían en su jefe», dice Finnegan. «La buena noticia es que no le cuesta dinero solucionar este problema, pero sí requiere que elija y desarrolle a sus supervisores de maneras que puedan generar esa confianza».

En lugar de una entrevista de salida, intente una ‘entrevista de estancia’

Una entrevista de salida es básicamente lo opuesto a una entrevista de trabajo. En lugar de convencer a un empleador para que lo contrate, está explicando por qué decidió irse. Las entrevistas de salida generalmente las realiza un miembro del departamento de recursos humanos (RR.HH.) el último día de un empleado en la oficina. Piense en ello como una autopsia de por qué las cosas no salieron bien.

La lógica detrás de las entrevistas de salida es que se supone que deben proporcionar datos útiles a RR.HH. y a la gerencia sobre la satisfacción de los empleados y cómo mejorar la moral y el compromiso de los trabajadores. Pero el problema es que incluso si la gerencia toma medidas para remediar esos problemas, y eso es un gran «si», tiene el costo de perder un trabajador, tal vez un trabajador muy valioso.

¿No sería mejor abordar los problemas clave que afectan el compromiso de los empleados y la satisfacción laboral antes de que ese valioso empleado se rinda? Es por eso que personas como Finnegan se han convertido en evangelistas de un nuevo tipo de estrategia de retención centrada en que los jefes escuchen a los empleados y creen su confianza. Se llama entrevista de estancia.

«Una entrevista de estadía es una reunión individual entre un líder y un empleado para saber qué tiene que hacer ese líder para retener e involucrar a ese empleado», dice Finnegan, autor de » El poder de las entrevistas de estadía para el compromiso y la retención» . »

Una entrevista de estadía no es lo mismo que una revisión de desempeño anual. El objetivo no es que el jefe le diga a un trabajador cómo pueden mejorar, sino preguntarle al trabajador qué es lo que ama y odia de su trabajo y, lo que es más importante, qué puede hacer el jefe al respecto.

A diferencia de las entrevistas de salida, las entrevistas de estancia no las realiza RR.HH., sino el supervisor directo del trabajador. Deberían suceder al menos una vez al año e incluso con más frecuencia para los nuevos empleados, dice Finnegan. Y no son solo para los peldaños más bajos del organigrama, sino para todos los que tienen un jefe en la empresa, incluidos los altos ejecutivos.

Después de todo, los empleados mejor pagados son los más costosos de reemplazar tanto en la pérdida de conocimientos como en la búsqueda de una contratación adecuada. Un estudio calculó que el costo de reemplazar a un alto ejecutivo equivalía al 213 por ciento del salario del ejecutivo perdido.

Preguntas para hacer en una entrevista de estadía

Cuando se hace bien, una entrevista de estadía debe ser una conversación abierta y honesta en la que el trabajador se sienta seguro al airear sus esperanzas y frustraciones. Pero fomentar ese tipo de relación de confianza entre empleador y empleado requiere práctica y capacitación gerencial.

«Descubrimos que un alto porcentaje de trabajadores están dispuestos a ser abiertos, pero solo después de que su líder haya sido capacitado para hacer las preguntas correctas, escuchar las respuestas, sondear para aprender más y tomar notas detalladas», dice Finnegan. «Cuando capacitamos a los líderes, decimos: ‘No se trata de ti, se trata de ellos. Cuanto más escuches, indagues para aprender más y escribas cosas, más te dirán'».

Una entrevista de estadía solo debe tomar de 20 a 30 minutos, por lo que es importante hacer preguntas que puedan generar un amplio espectro de respuestas, dice Finnegan, desde los problemas operativos del día a día («La fotocopiadora se atasca todo el tiempo») hasta El panorama general importa («Ojalá pudiera trabajar desde casa dos días a la semana»).

Aquí está la lista de Finnegan de las cinco preguntas clave para hacer durante una entrevista de estadía:

  1. ¿Qué esperas cada día cuando viajas al trabajo? Esta pregunta se centra en el aquí y ahora, las actividades y relaciones diarias que el empleado valora.
  2. ¿Qué estás aprendiendo aquí y qué quieres aprender? Esta pregunta da inicio a una conversación sobre objetivos profesionales, desarrollo de habilidades y formación.
  3. ¿Por qué te quedas aquí? Esto es algo en lo que muchos trabajadores no han pensado antes, pero es una oportunidad para pensar profundamente sobre lo que valoran del trabajo y el lugar de trabajo.
  4. ¿Cuándo fue la última vez que pensó en dejarnos y qué lo motivó? Este requiere un poco de confianza y honestidad. La redacción directa de la pregunta está diseñada para abrir una conversación franca sobre dónde se están quedando cortos la empresa y el jefe.
  5. ¿Qué puedo hacer para mejorar su trabajo? Una vez más, un gerente que hace esta pregunta debe estar preparado para escuchar sin ponerse a la defensiva y dispuesto a tomar medidas para hacerlo mejor por ese trabajador.

Tiempo bien invertido, si está dispuesto a hacer cambios

Para un supervisor que administra una gran cantidad de trabajadores, realizar entrevistas de estadía regulares es un compromiso de tiempo serio, pero Finnegan sostiene que es lo más importante que puede hacer un gerente. Si el calendario de un gerente ya está cargado con demasiadas reuniones, eso es algo para mencionar en su propia entrevista de estadía. ¿Qué reuniones se pueden cancelar para tener más tiempo para realizar entrevistas de estadía?

Tomarse el tiempo para cultivar relaciones de confianza y una comunicación abierta entre jefes y trabajadores produce resultados. Finnegan dice que sus clientes pueden reducir constantemente la rotación en un 30 por ciento o más cuando siguen su proceso.

¡Pero parte de ese proceso es abordar las preocupaciones que los trabajadores plantean en sus entrevistas de estadía! Si un gerente no está dispuesto a ser flexible y satisfacer las necesidades individuales, las entrevistas de permanencia no serán efectivas. Afortunadamente, dice Finnegan, muchos de los problemas que se plantean durante las entrevistas de estadía se pueden resolver fácilmente.

«Estas son las cosas de las que la gente se queja durante la cena: ¿Por qué esta máquina no funciona mejor? ¿Por qué hacemos todos estos informes sin una buena razón?» dice Finnegan. «Son esas cosas del día a día las que son bastante fáciles de resolver».

Pero si un empleado revela que su equilibrio entre el trabajo y la vida personal está fuera de control, y que regresan a casa todos los días agotados solo para dedicar unas horas más a la computadora todas las noches, es una solución más difícil.

«No se puede resolver eso en una reunión», dice Finnegan. «Pero si investigas y exploras para obtener más información, puedes programar una segunda reunión y puedes mejorarla».