Bret Bonnet, cofundador de la empresa Quality Logo Products, Inc. con sede en Illinois, no se mostró muy complacido cuando descubrió que uno de sus empleados se había mudado a otro estado para trabajar de forma remota sin informar a la empresa.
“El estado al que se mudó nos persiguió por el valor de una semana de impuestos estatales sobre la renta que no pagamos como resultado”, recuerda Bonnet por correo electrónico, señalando que si bien la cantidad solo ascendía a 87 dólares, con cargos por pagos atrasados, multas y sanciones, el La suma final fue de $ 1,700. “Después de más de 40 horas e innumerables llamadas telefónicas / correos electrónicos, finalmente lo aclaramos, pero demuestra lo doloroso que pueden ser los empleados de fuera del estado a menos que seas una corporación nacional importante”.
Trabajar desde casa solía ser una ocurrencia rara para la mayoría de las personas, pero la pandemia de COVID-19 ha visto a muchas empresas aumentar la opción remota para mantener las cosas funcionando durante tiempos sin precedentes. De hecho, ha sido un gran éxito, ya que los empleadores disfrutan de una mayor productividad y empleados más felices que no tienen que desplazarse tanto. Las principales empresas como Twitter, Amazon, Zillow y Spotify han anunciado diferentes niveles de trabajo, desde las expectativas del hogar, que van desde la presencia ocasional en la oficina hasta ninguna.
Algunos estados (e incluso algunos países extranjeros ) están atrayendo a los trabajadores remotos para que los prueben con todo tipo de incentivos. Es posible que otros trabajadores simplemente quieran mudarse a un lugar más atractivo para “trabajar desde casa”. Después de todo, trabajar cerca de la playa o desde una cabaña en la montaña suena mejor que en un pequeño apartamento de la ciudad o en un suburbio impecable.
Pero antes de hacer un movimiento, sepa esto: el hecho de que un trabajo se pueda hacer de forma remota el 100 por ciento del tiempo no significa que pueda hacerlo desde cualquier lugar que desee. ¿Entonces por qué no?
La cuestión fiscal
“Los requisitos sobre la renta y la retención de impuestos de cada estado difieren para las personas que viven fuera del estado, al igual que las leyes sobre el registro de empresas, que dependen de varios factores, incluida la naturaleza de la empresa” , escribió el abogado de correos electrónicos David Aylor, que vive en Charleston. Carolina del Sur. “Los estados tienen diferentes umbrales para cuando los empleados que trabajan de forma remota desencadenan cambios impositivos, por lo que cada situación individual debe evaluarse observando las leyes federales, estatales y locales tanto en la ubicación de un posible empleado remoto como de la empresa”.
No son solo impuestos. Los empleadores también pueden ser responsables del seguro de compensación para trabajadores y del seguro de desempleo en el estado en el que el empleado esté trabajando. Por lo tanto, si solo hay una persona en la empresa que trabaja en ese estado, probablemente no valga la pena ocuparse de todas las implicaciones legales y contables.
“Permitir que la administración se complete correctamente significa que los departamentos de RR.HH. y nómina necesitarían conocer todas las diferentes reglas en las áreas en las que residían los empleados”, envía un correo electrónico a James Crawford, cofundador, director ejecutivo y gerente de contratación de la plataforma de comercio electrónico DealDrop. . “El gasto y el tiempo invertidos en la aplicación de todas estas diferentes reglas pueden resultar demasiado complicados para permitir que el empleador permita trabajar en diferentes regiones”.
Zonas horarias y reuniones
Incluso si trabaja para una gran empresa con ubicaciones en los 50 estados y varios países extranjeros, es posible que un empleador aún no le conceda su solicitud para trabajar de forma remota desde otro estado en el que fue contratado originalmente. Si bien a muchos empleadores les parece bien no poner los ojos en los empleados todos los días, es posible que aún deseen tener reuniones regulares en persona. Si su oficina está en Georgia, pero decide mudarse a California o Canadá, eso podría ser un problema.
“Aunque las reuniones se pueden realizar a través de conferencias web, algunos empleadores aún esperan que el personal, al menos ocasionalmente, llame a la oficina para reuniones cara a cara o eventos de formación de equipos”, dice Crawford. “Si el equipo se distribuye en diferentes estados, o incluso en diferentes países, esto puede ser muy problemático”.
La mayoría de las empresas han establecido “horas centrales” durante las cuales esperan que los empleados estén activos. Esto se vuelve complicado si se cruzan demasiadas zonas horarias. “Por ejemplo, podría ser difícil para los trabajadores remotos en Los Ángeles trabajar para una empresa en Nueva York debido a la diferencia horaria de tres horas”, dice Bowen Khong, fundador y jefe de investigación de ForexToStocks , una firma de revisión de corretaje en línea, que emplea a muchos trabajadores remotos para su negocio. “Llegar a las 5 am PST para un turno de 8 am EST no es deseable y hace que los trabajadores sean menos productivos”.
¿Qué sucede si se reubica bajo el radar?
Es posible que tenga la tentación de hacer el cambio incluso si su empresa lo prohíbe. Después de todo, ¿cómo sabrían que te fuiste de la ciudad? Te sorprenderias.
“Los empleadores descubren este tipo de cosas a través de las redes sociales, donde las personas olvidan que sus colegas y empleadores a menudo tienen acceso a sus publicaciones. Si ese empleado intenta declarar sus impuestos en su estado actual, el empleador puede enterarse de la mudanza a través de un agente de impuestos cuando la presentación marca su sistema de alerta “, dice el abogado Aylor, señalando que este engaño podría ser motivo de despido.
“Mentir sobre su ubicación también podría hacer que la empresa presente sus impuestos de manera incorrecta, en cuyo caso podrían ser responsables de fraude fiscal, un dilema legal muy serio que puede llevar a una empresa a la quiebra rápidamente”, agrega. “Por lo general, los agentes fiscales no emprenderán acciones legales si se toman medidas para corregir el error después de descubrirlo. Cuando se trata de asuntos legales, no quiere mentir y esperar salirse con la suya, sea honesto y enérgico. frente a su empleador “.
Para evitar tales contratiempos, los empleadores deben comunicar claramente las reglas básicas al ofrecer un puesto remoto y los empleados deben preguntarse qué tan “remotos” pueden estar si están pensando en mudarse de lugar.
“Antes de decidir trasladarse porque trabaja de forma remota, asegúrese de que los términos de su empleo le permitan hacerlo, y si no, quédese o busque un nuevo trabajo”, dice Khong.